Usar Google Drive destacada

Usar Google Drive de la mejor manera posible, de eso va este post

¿Tu Google Drive es un caos total?

No se necesita mucho para saturar una cuenta en la nube.

Entre todo lo que descargas y los libros electrónicos gratis, además de todos tus archivos personales, puede parecer fácilmente que alguien tomó un archivador y lo puso patas arriba

Es en este punto donde rápidamente te dará cuenta de que Google Drive comienza a desorganizarse un poco.

Pero, ¿cómo usar Google Drive para que esto no me suceda?

¿Qué haces?

¿Cómo te mantienes organizado?

En esta publicación, analizaremos 10  formas en que puedes usar Google Drive si eres un docente o profesional que comienzas a preocuparte por el estrés que genera la infoxicación.

 

Usar Google Drive, aspecto general

Usar Google Drive, aspecto general

 

#1. Crea un sistema fácil y coherente para nombrar los archivos


Una de las cosas más fáciles de hacer con tu contenido digital, es también una de las cosas más difíciles de seguir.

Me refiero a una manera simple de nombrar tu contenido digital al usar Google Drive o cualquier otro sistema de almacenamiento

Cuando trabajo con mis alumnos, constantemente me encuentro enfatizando la importancia de un sistema sólido de nombres de archivos.

Muchos docentes mirarán un documento y lo llamarán “tarea asignada”, pero la realidad es que esto no es fácil de encontrar.

En lugar de lo anterior puedes utilizar una nomenclatura que te sea amigable tal como “Capítulo 2 | Unidad 1 | Pag 2 | Tema | Deberes.”

Una estructura de nombres como esta te ofrece un buen sistema para buscar por capítulo, unidad y qué tipo de asignación es.

 

#2. Crea carpetas con nombres que sean intuitivos o  que signifiquen algo para ti


Nadie se organiza exactamente de la misma manera.

Tengo carpetas en mi unidad que no funcionarían para ti, y probablemente necesites algunas carpetas que yo no necesito.

Si tus carpetas no tienen sentido, no las usarás.

Esto significa que no hay una lista universal de carpetas que pueda darte.

Tú solo tendrá que decidir qué funciona en tu caso

La buena noticia es que esto no tiene que ser difícil.

Pueden verse más o menos así:

  • Bonus #2
  • Bonus #3
  • Bonus #4
  • Bonus #5
  • Bonus #6
  • Bonus #7
  • BONUSES FROM VENDOR
  • Classroom

 

Disculpa por mezclar español e inglés, pero esto fue lo que conseguí en mi Google Drive

Estas son todas las categorías que harían buenas carpetas.

Cuando comiences a hacer carpetas, asegúrate de darles nombres que tengan sentido.

Los nombres lindos son eso nada más, pero si no puedes recordar lo que se supone que debes incluir en ellos, vas a perder la brújula pronto.

Hay que Ir por simple y directo.

Recomiendo hacer una carpeta para archivos sin clasificar.

Este puede ser un lugar para almacenar todo lo que realmente no cabe en ninguna de tus otras carpetas

 

Usar Google Drive, carpetas personales

Usar Google Drive, carpetas personales

 

#3. Agregar documentos y archivos a varias carpetas


Una de las características más infrautilizadas al usar Google Drive es la capacidad de organizar un archivo digital en más de una ubicación.

Esta es en realidad una “característica oculta” de la que muchos usuarios  nunca han oído hablar.

Después de haber creado una estructura de nombres para tus archivos como se describe anteriormente, es importante tener una ubicación secundaria para tus activos digitales.

Que no se te olvide, todo eso que tienes guardado en la nube son activos digitales

Por ejemplo, un documento o una portada de diapositivas pueden estar en una carpeta específica, pero tal vez, sea una muy buena lección de Estadística.

Al usar la función de “agregar” documentos a varias carpetas, puedes tener el MISMO ARCHIVO tanto en su ubicación original  como en una carpeta de estadística simultáneamente

Esto te da la oportunidad de sacar tus mejores proyectos de estadística  cuando hablas con otros maestros

De hecho, esto aceleraría las reuniones que tienes con los demás colegas en tu institución

 

#4. Utilice subcarpetas al usar Google Drive


En un archivador físico, tienes los archivos colgantes.

Te ayudan a mantenerte organizado, pero no son todo lo que necesitas.

Estas son como carpetas en Google Docs.

También necesitas carpetas regulares.

Estas son las carpetas de archivos más delgadas que van dentro de las verdes.

A veces puedes poner múltiples carpetas dentro de un archivo colgante.

Estas son como subcarpetas.

Tus subcarpetas deben estar relacionadas con su carpeta principal.

Si la carpeta es general, la subcarpeta debe ser específica.

Por ejemplo, si tiene una carpeta llamada VidCrafty 2.0 como muestra la imagen, es posible que necesites las siguientes subcarpeta:

  • VidCrafty 2.0
    • 99+ Transparent Pictures

 

Paréntesis aparte, VidCrafty 2.0 es una aplicación para hacer ilustraciones por eso en mi Google Drive tengo una subcarpeta con imágenes transparentes que cuelga de ella

Sin embargo, no comiences a crear subcarpetas al azar.

Mira a través de los archivos que tengas y decida lo que necesitas.

 

Carpetas y subcarpetas

Carpetas y subcarpetas

 

#5. Utiliza la vista en forma de lista para ordenar los archivos


Descubrí que cambiar mis archivos y carpetas a una vista de lista en lugar de una vista de cuadrícula me facilitó la tarea de ordenarlos.

Como la línea en la que se muestran es más pequeña, pude procesarlos más rápidamente.

Puedes alternar entre el modo de lista y el de cuadrícula utilizando el icono en la esquina superior derecha.

Si actualmente está en modo de cuadrícula, verás lo que parece una lista de verificación.

Si actualmente está en modo de lista, verás algo parecido a lo que está en la imagen.

Decide cuál te gusta más y úsala.

 

Usar Google Drive, vista lista

Usar Google Drive, vista lista

 

#6. Elija cómo ordenar tus carpetas y archivos al usar Google Drive


¿Deseas ver tus carpetas en orden de fecha de acceso?

¿Prefieres verlos alfabéticamente?

Para ordenar tus carpetas y archivos, ve al modo de lista

Luego, haz clic en una de las opciones en la barra de encabezado.

Podrás ordenar por nombre y por fecha de última modificación

También puedes ordenar por última vez abierto por mí o  modificado por última vez por mí.

Estas opciones pueden ayudarte a colocar los archivos en el orden que prefieras.

 

#7. No te olvides de darle un nombre a  tus archivos


Esto suena obvio, pero me sorprendió la cantidad de archivos sin título que tenía.

Y cuántos tenía con un título que no tenía sentido.

Google extrae de la primera oración para nombrar la mayoría de los archivos sin nombre.

Entonces, si la primera línea en tu documento  no es un buen título, debes cambiarlo manualmente.

Simplemente haz clic en la barra de título y podrás eliminar el texto que se asigna automáticamente.

Luego, dale un título que tenga sentido.

Además, considere agregar fechas a tus nombres de archivo.

Esto es especialmente cierto, si está trabajando en una carpeta con múltiples copias de cosas similares.

Por ejemplo, si guardas las facturas en una carpeta, puedes terminar con 12 de la misma compañía durante un año.

Hazte un favor y pon la fecha o el nombre del mes en el título.

 

#8. Elimina sin remordimientos  lo que ya no necesitas


¿Estás colgando en archivos digitales que no necesitas? Es muy fácil tener la mentalidad de mantener todo porque no está ocupando espacio real.

Pero, solo porque puedes quedarte con las cosas no significa que debas hacerlo.

Cuando intentas organizar tu Google Drive, es un buen momento para ordenar.

¿Tienes algún plan de releer esa descarga digital de algún blogger que no recuerdas?

¿Decidiste que realmente no te gusta ese libro electrónico?

Como ya está en modo de organización, continúa y desecha cosas que ya no desea.

Esta purga digital es buena para reducir su abrumador.

En Google Drive, haga clic derecho en el archivo que desea eliminar. Luego presione la opción “Eliminar”.

 

#9. Destaca archivos importantes con las estrellas


¿No sería bueno encontrar rápidamente todos sus trabajos actuales en progreso?

Con la opción estrella, puedes.

Encuentra el archivo que deseas destacar.

Luego, haz clic derecho sobre él.

En el menú, selecciona “Agregar a destacados”.

Ahora haz clic en la opción “Destacado” en la barra lateral izquierda.

Tienes un práctico icono de estrella para ayudarlo a destacar.

Cuando abras esta carpeta, verás todo lo que has destacado.

Cuando ya no necesites un elemento en esta carpeta, puedes hacer clic derecho sobre él nuevamente.

Hay una opción para “Eliminar de los favoritos”.

Haz clic en eso y ya no podrá acceder a él desde la carpeta Destacados.

Si recuerdas agregar y eliminar elementos, esta es mi forma favorita de encontrar archivos en los que estoy trabajando actualmente.

Pero si olvidas quitar las estrellas, puede desordenarse todo rápidamente.

¿Qué tal esta nueva forma de usar Google Drive?

 

Google Drive, estrellitas

Google Drive, estrellitas

 

#10. Selecciona rápidamente más de un archivo


Mover archivos uno por uno es tedioso.

¡Toma tanto tiempo!

Definitivamente hay una manera más fácil.

Pon tus archivos en modo de lista, para que puedas ver más.

Luego, haz clic en uno que desees mover.

Desplázate hacia abajo y use “Ctrl” + clic para seleccionar otros archivos.

Cuando hayas seleccionado todos los que desees, arrastra todos ellos a la carpeta correspondiente.

Si haces clic en “Shift” + clic, tomará cada archivo entre el primero y el último.

A veces esa es una opción más fácil.

¿Quieres saber más acerca de otras formas y herramientas para organizar contenidos digitales?

Consulta el siguiente artículo  Contenidos Educativos digitales: 10 herramientas para organizarlos

 

Para finalizar…


Tu cuenta no se enterró en el desorden de la noche a la mañana, por lo que tomará un tiempo arreglarla.

Cuando organices mejor Google Drive, no tengas miedo de dar pequeños pasos.

¿Tienes cinco minutos?

Maneja tantos archivos como puedas.

Luego, detente  y aléjate cuando lo necesites.

Al igual que no puedes ordenar toda tu casa de una sola vez, tus archivos digitales tardarán en organizarse.

Está bien.

Simplemente sigue moviendo archivos cuando puedas y antes de que te des cuenta, llegarás al final de la lista

Recuerde no abonar al caos.

Cualquier archivo nuevo que necesites agregar, colócalo inmediatamente donde pertenece.

¿Qué te ha parecido el artículo sobre cómo usar Google Drive?

¿Utilizas esta herramienta con regularidad?

Déjame tus comentarios al final, estaré atento para leerlos

Finalmente, ¡comparte que algo queda!

Nos encontramos en el próximo post

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10  formas efectivas de usar Google Drive en tu día a día
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10 formas efectivas de usar Google Drive en tu día a día
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Analizamos 10 formas en que puedes usar Google Drive si eres un docente o profesional que comienzas a preocuparte por el estrés que genera la infoxicación.
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Docente Curador
  1. Estimado Carlos,

    Muy interesante artículo con los tips referidos a como llevar organizados un google drive.
    Agradezco el acceso a dicho artículo.

    Saludos cordiales

    Luis Pastrana

    • Buen día Luis,

      Gracias por visitar Docente Curador

      Me complace que el artículo sobre Google Drive te haya parecido interesante y, más aún, espero que también te sea de utilidad

      Saludos Cordiales,

      Dr. Carlos Godoy Rodríguez, MSc.

    • Qué tal, Oliva

      Gusto en saludarte de nuevo por este medio

      Espero que te encuentres bien… y Gracias por visitar Docente Curador

      Me complace que te haya parecido interesante el artículo referido a Google Drive

      Saludos Cordiales,

      Dr. Carlos Godoy Rodríguez, MSc.

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